Häufig gestellte Fragen - FAQ

dPhoenixSuite

Allgemeine Fragen zur dPhoenixSuite.

Klicke in der dPhoenixSuite oben rechts auf das Hamburger-Menü. Klicke danach auf Benutzereinstellungen. Im nächsten Schritt wählst du den dritten Unterpunkt der Benutzereinstellungen: Passwort ändern.

Hier musst du zunächst dein altes Passwort eingeben. Gib dann das gewünschte neue Passwort in das entsprechende Textfeld ein, wiederhole das Passwort und klicke abschließend auf Passwort ändern.

Öffne das Portal der dPhoenix Suite und klicke auf Anmelden. Im Anmeldefenster klickst du auf Passwort vergessen. Gib in dem Fenster, das sich öffnet, deinen Benutzernamen ein und klicke auf Weiter. Wähle anschließend als Wiederherstellungsoption E-Mail und klicke auf Abschicken. Nun wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse ein Token versandt. Gib das Token ein und vergib ein neues Passwort. Alternativ kannst du auch auf den Link in der E-Mail klicken.

dPhoenixMail

Mit dPhoenixMail hast du Zugriff auf deine E-Mails, Kontakte, Aufgaben und deinen Kalender, um dir ein umfangreiches Kommunikations- und Aufgabenmanagement in deinem Arbeitsalltag zu ermöglichen.

Wenn du zuvor gelöschte E-Mails wiederherstellen möchtest, öffne in der Ordneransicht den Ordner Papierkorb. Wähle jetzt die E-Mail aus, die du wiederherstellen möchtest. Du kannst auch mehrere E-Mails auswählen.

Klicke in der Werkzeugleiste auf das Symbol Weitere Aktionen (Hamburger-Menü) und dann auf Verschieben. Alternativ kannst du mit der rechten Maustaste auf die gewünschte E-Mail klicken und Verschieben auswählen. Wähle im Fenster Verschieben den Ordner, in den du die wiederhergestellten E-Mails legen möchtest. Klicke dann auf die Schaltfläche Verschieben. Nun öffnet sich ein Menü, in dem du auswählen kannst, in welchem Ordner du die ausgewählten E-Mails wiederherstellen möchtest.

Ja, Funktionspostfächer können in dPhoenixMail eingebunden werden.

Ja, in dPhoenixMail erstellte Termine können um einen Videokonferenzraum ergänzt werden. Teilnehmer*innen erhalten mit der Termineinladung einen Link zum zugehörigen Videokonferenzraum. Der Videokonferenzraum steht für den Zeitraum des Termins bereit.

Ja, Anhänge können aus dPhoenixOffice eingebunden oder auch als Link verschickt werden. Anhänge aus eingehenden E-Mails können direkt in dPhoenixOffice abgespeichert werden.

E-Mails, die als eml-Datei vorliegen, kannst du importieren.

Öffne dafür den E-Mail-Ordner, in den die E-Mail importiert werden soll. Ziehe die eml-Datei mit gedrückter Maustaste aus einem Dateibrowser oder von deinem Desktop in die E-Mail-Liste. Die eml-Datei wird in deinen E-Mail-Ordner geladen und ist für dich verfügbar.

Du hast die Möglichkeit, eingehende E-Mails automatisch an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten zu lassen. Klicke dafür in der Menüleiste rechts auf das Symbol Einstellungen. Klicke in der Seitenleiste auf E-Mail und danach im Anzeigebereich auf Automatische Weiterleitung. Das Fenster Automatische Weiterleitung öffnet sich.

Aktiviere die Schaltfläche Automatische Weiterleitung und gib dort die E-Mail-Adresse ein, an welche automatisch weitergeleitet werden soll.

Wenn du eine Kopie dieser E-Mails behalten möchtest, aktiviere Kopie der Nachricht erhalten. Die automatische Weiterleitung wird als E-Mail-Filter eingetragen. Wenn nach der automatischen Weiterleitung weitere Filterregeln angewendet werden sollen, aktiviere Gegen nachfolgende Regeln prüfen. Du kannst die automatische Weiterleitung auch bei den Einstellungen zu E-Mail-Filtern bearbeiten.

Klicke abschließend auf Änderungen übernehmen.

Kontakte und Verteilerlisten können als sogenannte vCard versendet werden.

Wähle dafür in der Liste einen oder mehrere Kontakte bzw. Verteilerlisten aus. Anschließend klicke in der Werkzeugleiste auf das Symbol Weitere Aktionen. Klicke nun auf Als vCard senden. Abschließend kannst du die Angaben zum Senden der E-Mail vervollständigen.

Ja, in dPhoenixMail kannst du deinen Kalender mit anderen Personen teilen. Du kannst außerdem Stellvertreterregeln verwenden, damit andere Nutzer*innen deine Termine in deiner Abwesenheit übernehmen können. Erhaltene Termineinladungen werden automatisch in den Kalender eingetragen.

Spam-Mails müssen an spam@dataport.de gemeldet werden. Sie dürfen allerdings nicht dorthin weitergeleitet werden, sondern müssen zunächst als Datei gespeichert werden. Gehe dabei wie folgt vor:

Öffne zunächst die Spam-Mail. Achte darauf, dass du nicht auf Links in der Mail klickst und keine angehängten Dateien öffnest. Klicke in der Werkzeugleiste über dem E-Mail-Inhalt auf die Schaltfläche Weitere Aktionen (Drei-Punkte-Menü). Wähle dann im Dropdown-Menü entweder Als Datei speichern oder Als PDF speichern aus. Im nächsten Schritt kannst du den gewünschten Speicherort auf deinem Computer auswählen.

Verfasse nun eine neue Mail an spam@dataport.de und hänge die soeben gespeicherte Spam-Mail als Datei an. Die Kolleg*innen werden die Mail analysieren und das System so anpassen, dass du in Zukunft keine solchen E-Mails mehr erhalten solltest.

dPhoenixOffice

Mit dPhoenixOffice kannst du deine Dateien, Bilder und Aktivitäten organisieren. Alle Dateien werden an einem Speicherort gesammelt, sodass du jederzeit den Überblick behältst.

Dateien können durch Schlagwörter gefiltert werden. Wähle dafür links auf dem Bildschirm den Punkt Tags.

Ja, du kannst den Link für einzelne Dateien und Ordner teilen. Die Person erhält dann nur Zugriff auf die ausgewählte Datei bzw. den ausgewählten Ordner.

Ja, Dateien können über deine Benutzerprofil-Einstellungen unter dem Menüpunkt Teilen weitergeleitet werden. Klicke dazu auf Datei oder Ordner zur Übertragung auswählen.

Um eine Freigabe zu entfernen, stehen dir die folgenden zwei Optionen zur Verfügung:

  • Du kannst geteilte Mediendateien (Fotos, Videos) und Ordner verlassen, indem du auf die jeweilige Datei oder den jeweiligen Ordner rechts klickst und im Kontextmenü Diese Freigabe verlassen wählst. Damit erscheint diese Freigabe nicht mehr in der Auflistung deiner Dateien.
  • Du kannst die Freigabe geteilter Dateien für Nutzer*innen aufheben. Dafür wählst du die Datei aus und öffnest den Bereich Details. Im Drei-Punkte-Menü neben dem Namen der gewünschten Person findest du die Option, die Freigabe für diese Person aufzuheben.

Klicke bei der gewünschten Datei oder dem gewünschten Ordner auf das Symbol Teilen.

Hier kannst du nun Kolleginnen und Kollegen die Freigabe erteilen. Du kannst auch den Link kopieren und auf anderem Wege weitergeben.

Den Dunkel-Modus können Sie in den Benutzerprofil-Einstellungen unter Aussehen und Barrierefreiheit aktivieren.

Benachrichtigungen können in den Benutzerprofil-Einstellungen unter Benachrichtigungen aktiviert und deaktiviert werden.

dOnlineZusammenarbeit 2.0

Mit dOnlineZusammenarbeit 2.0 hast du die Möglichkeit, in einem digitalen Arbeitsraum zusammenzuarbeiten und dich bequem per Audio- und Videokonferenz oder über die Chatfunktion mit anderen Nutzenden auszutauschen.

Nein, aktuell ist die Umgebung noch nicht barrierefrei.

Ja, mit Breakoutsessions ist es möglich, in Gruppen zu arbeiten. Die Breakoutsessions können nur durch Moderator*innen erstellt und moderiert werden. Lies im entsprechenden Kapitel mehr über Breakoutsessions.

Nein, die Jitsi-Meet-App ist nicht für dOnlineZusammenarbeit geeignet. Bitte öffne Videokonferenzen über deinen Browser.

Aktuell nicht. Um an einer Videokonferenz teilzunehmen, öffne bitte den Link zur Konferenz in deinem Browser.

Apple-Geräte können zu Fehlern führen und werden daher nicht empfohlen. Grund dafür ist, dass Apple immer die Safari-Engine nutzt, auch bei der Verwendung eines Browsers wie Google Chrome. dOnlineZusammenarbeit ist mit der Safari-Engine nicht zu 100% kompatibel.

Nein, das Videokonferenzsystem verfügt über kein Aufzeichnungstool. Möglicherweise wird diese Funktion in einem kommenden Release zur Verfügung gestellt.

Um an einer Videokonferenz von anderen Moderator*innen teilzunehmen, musst du dich aktuell als registrierter User aus der dPhoenixSuite 2.0 ausloggen. Du kannst dann über den dir zugesendeten Link als externer Gast an der Konferenz teilnehmen.

Dies ist ein Fehler. An der Fehlerbehebung wird aktuell gearbeitet.

Dies ist ein Fehler. An der Fehlerbehebung wird aktuell gearbeitet.

Bitte logge dich einmal aus und wieder ein.

Wenn du das Widget zu klein skalierst, können nicht alle Elemente dargestellt werden. Ziehe das Widget horizontal größer, dann müssten alle Schaltflächen sichtbar sein.

Dies ist ein Fehler. An der Fehlerbehebung wird aktuell gearbeitet.

Die Software ist so konfiguriert, dass nur das eigene Video und die Videos der 20 zuletzt aktiven Sprecher*innen angezeigt werden. Je nach Bandbreite deiner Internetverbindung kann diese Zahl auch geringer ausfallen. Dies reduziert die Menge der gleichzeitig übertragenen Daten und dadurch auch die CPU-Last des Browsers, um die Übertragungsqualität der Konferenz zu gewährleisten. Bei einer größeren Zahl von Videos steigt die Gefahr, dass es durch die begrenzte Bandbreite zu Einbrüchen in der Bild- und Tonqualität oder sogar zu Unterbrechungen der Übertragung kommt. Um die Videokonferenzlösung möglichst flüssig nutzen zu können, wird eine Internet-Bandbreite von mindestens 6 Mbit/s Download und 1 Mbit/s Upload vorausgesetzt.

Dieser Fehler wird dir angezeigt, wenn du einen abgelaufenen Token benutzt hast. Die Token sind immer nur zwei Tage gültig. So forderst du einen neuen Token an:

Bitte klicke auf den Link Password reset. Gib deinen Benutzernamen ein. Dieser setzt sich wie folgt zusammen: Vorname.Nachname (Achtung: kein ä, ü, ö, keine akademischen Titel, keine Akzente und Leerzeichen). Du bekommst eine Mail mit einem neuen Token von der Adresse no-reply@openws.de.

Hinweis: Bitte überprüfe immer auch den Spam-Ordner.

Folge den Anweisungen in der Mail. Du kannst auch den Token kopieren oder manuell eingeben. Bitte beachte, dass der Token nur eine Gültigkeit von zwei Tagen hat und danach erneut angefordert werden muss.

Aufgrund einer internen Umstellung ist dein altes Passwort nicht mehr gültig. Bitte setze dein Passwort zurück. Klicke dazu auf Password Selfservice. Unter dem Reiter Kontozugang schützen kannst du dir eine Wiederherstellungs-Mail zusenden lassen. Folge den Anweisungen in der Mail.

Du hast jederzeit die Möglichkeit, dir selbstständig über Passwort vergessen eine E-Mail mit einem Token zusenden zu lassen. Mithilfe des Tokens kannst du deine Zugangsdaten zurücksetzen.

Klicke dazu auf Password-Reset und gib deinen Benutzernamen ein. Dieser setzt sich wie folgt zusammen: Vorname. Nachname (Achtung: kein ä, ü, ö, keine akademischen Titel, keine Akzente und Leerzeichen).
Du erhältst eine E-Mail mit einem neuen Token von der Adresse no-reply@openws.de.

Hinweis: Bitte überprüfe auch deinen Spam-Ordner.

Folge den Anweisungen in der E-Mail. Es ist auch möglich, den Token zu kopieren oder manuell einzugeben. Bitte beachte, dass der Token nur eine Gültigkeit von zwei Tagen hat und danach erneut angefordert werden muss.

Wenn deine Internetverbindung abbricht, wird der Konferenzraum und die darin enthaltene Videokonferenz nicht automatisch geschlossen. Du kannst dich erneut einwählen und an der Konferenz teilnehmen, sobald deine Internetanbindung wieder funktioniert.

Bitte nutze in deiner Konferenz als Sicherheitsmaßnahme die Lobby-Funktion. Eine genaue Anleitung, wie du die Lobby-Funktion aktivieren kannst, findest du hier.

Die Maximale Anzahl beträgt 200 Teilnehmer*innen.

Wenn du das System zum ersten Mal verwendest oder deinen Cache leerst, musst du über deinen Browser den Zugriff auf das Mikrofon und die Kamera zulassen. Hast du den Zugriff einmal verweigert, wird das Pop-up zum Erteilen der Erlaubnis nicht mehr angezeigt. Je nach Browser gibt es in den Browser-Einstellungen die Möglichkeit, das Mikrofon (oder auch die Kamera) zu verwenden. So kannst du zum Beispiel in Microsoft Edge auf das Schloss-Symbol vor der URL klicken und die gewünschten Einstellungen vornehmen.

Um nicht mehr als Gast angezeigt zu werden, melde dich einmal ab und wieder an.

Was ist die dPhoenixSuite?

Ein funktionierender digitaler Arbeitsplatz. dPhoenixSuite ist ein für den öffentlichen Sektor entwickelter voll funktionsfähiger digitaler Arbeitsplatz mit webbasierten Open Source-Modulen.

Strenge Datenschutzbestimmungen fordern vom Staat, jederzeit die volle Kontrolle über eigene und anvertraute Daten zu behalten. Darum wird dPhoenixSuite in sicheren Rechenzentren von öffentlich-rechtlichen IT-Dienstleistern sowie in gesicherten Clouds betrieben.

dPhoenixSuite stellt eine echte Alternative zu den Office Produkten anderer Anbieter auf dem Markt dar.

Illustration - Tipps